Odoo Sales là gì? Khám phá cách Odoo tối ưu quy trình bán hàng

Odoo Sales là phân hệ quản lý bán hàng thuộc hệ sinh thái Odoo ERP, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý từ báo giá, đơn hàng đến giao hàng và lập hóa đơn. Điểm đáng chú ý của phần mềm bán hàng Odoo không chỉ nằm ở việc quản lý giao dịch mà còn ở khả năng kết nối dữ liệu với CRM, kho, kế toán và các phân hệ khác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế nhập liệu trùng lặp, kiểm soát trạng thái đơn hàng tốt hơn và xây dựng quy trình bán hàng thống nhất thay vì phụ thuộc vào nhiều công cụ rời rạc.

Odoo Sales là gì?

Odoo Sales là ứng dụng được xây dựng để quản lý toàn bộ quy trình bán hàng trên nền tảng Odoo. Thay vì chỉ xử lý đơn hàng, hệ thống có thể theo dõi các bước từ tạo báo giá, xác nhận đơn bán hàng, xử lý giao hàng đến lập hóa đơn.

Điểm khác biệt nằm ở khả năng liên kết giữa các nghiệp vụ.

Ví dụ, khi nhân viên kinh doanh xác nhận một đơn hàng, thông tin về sản phẩm và số lượng không nhất thiết phải được nhập lại cho bộ phận kho. Dữ liệu có thể tiếp tục được sử dụng cho việc kiểm tra tồn kho, chuẩn bị giao hàng và xử lý hóa đơn tùy theo cấu hình doanh nghiệp.

Với doanh nghiệp có quy trình bán hàng đơn giản, Odoo Sales có thể được sử dụng như một công cụ quản lý sales. Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban cùng tham gia xử lý đơn hàng, đây lại là một thành phần trong hệ thống ERP rộng hơn.

Quy trình bán hàng trên Odoo Sales diễn ra như thế nào?

Điểm đáng quan tâm khi tìm hiểu Odoo không phải là có bao nhiêu nút chức năng mà là hệ thống có thể hỗ trợ quy trình thực tế đến đâu.

Từ cơ hội bán hàng đến báo giá

Nếu doanh nghiệp sử dụng Odoo CRM, nhân viên có thể theo dõi lead và cơ hội bán hàng trước khi chuyển sang bước báo giá.

Khi khách hàng có nhu cầu, sales tạo quotation với các thông tin như sản phẩm, số lượng, đơn giá, chiết khấu, điều kiện thanh toán hoặc thời hạn hiệu lực.

Doanh nghiệp cũng có thể xây dựng các mẫu báo giá để nhân viên không phải tạo lại những nội dung giống nhau cho từng khách hàng.

Điều này đặc biệt hữu ích với các công ty B2B thường xuyên gửi báo giá và có nhiều chính sách giá khác nhau.

Từ báo giá thành đơn bán hàng

Khi khách hàng đồng ý, quotation được xác nhận thành sales order.

Ở bước này, những thông tin quan trọng của giao dịch đã được ghi nhận trên hệ thống. Nhân viên không cần chuyển dữ liệu thủ công từ báo giá sang một file quản lý đơn hàng khác.

Nếu doanh nghiệp có quy trình phê duyệt giá hoặc chiết khấu, các bước kiểm soát cũng có thể được xây dựng dựa trên nghiệp vụ thực tế.

Từ đơn hàng đến giao hàng và hóa đơn

Sau khi sales order được xác nhận, Odoo có thể kết nối với phân hệ Inventory để xử lý hoạt động giao hàng.

Đây là điểm có giá trị với những doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa bởi nhân viên sales có thể theo dõi trạng thái đơn, trong khi bộ phận kho xử lý nghiệp vụ xuất hàng trên cùng hệ thống.

Phần hóa đơn cũng có thể được liên kết với đơn hàng và chính sách lập hóa đơn của doanh nghiệp. Nhờ đó, quy trình từ bán hàng đến thu tiền được kiểm soát liền mạch hơn.

Những tính năng đáng chú ý của phần mềm bán hàng Odoo

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng toàn bộ tính năng của Odoo Sales. Việc lựa chọn nên dựa trên quy trình và vấn đề thực tế đang gặp phải.

Quản lý báo giá và bảng giá

Odoo hỗ trợ quản lý quotation, quotation template và pricelist. Doanh nghiệp có thể thiết lập các mức giá khác nhau tùy nhóm khách hàng, số lượng hoặc chính sách kinh doanh.

Chẳng hạn, một công ty phân phối có thể áp dụng giá bán riêng cho đại lý cấp 1, đại lý cấp 2 và khách hàng mua trực tiếp. Khi chính sách được cấu hình hợp lý, nhân viên sales sẽ giảm việc tra cứu và nhập giá thủ công.

Quản lý đơn hàng

Sau khi báo giá được khách hàng chấp nhận, thông tin có thể chuyển thành đơn bán hàng để tiếp tục xử lý.

Nhà quản lý có thể theo dõi trạng thái đơn hàng, khách hàng, sản phẩm, doanh thu và các thông tin liên quan trên hệ thống. Đây là cơ sở để hạn chế tình trạng đơn đã chốt nhưng không được xử lý kịp thời.

Kết nối CRM

Sales và CRM có mối liên hệ khá chặt chẽ. CRM tập trung vào quá trình quản lý cơ hội, còn Sales xử lý sâu hơn khi khách hàng chuyển sang giai đoạn báo giá và đặt hàng.

Khi hai phân hệ được kết nối, doanh nghiệp có thể nhìn thấy hành trình từ một cơ hội ban đầu đến giao dịch thực tế thay vì quản lý khách hàng và đơn hàng ở hai hệ thống riêng biệt.

Kết nối kho và kế toán

Đây là một trong những điểm khiến Odoo phù hợp với doanh nghiệp có quy trình bán hàng nhiều bước.

Đơn hàng có thể liên quan trực tiếp đến tồn kho, giao nhận, hóa đơn và công nợ. Khi dữ liệu được liên kết, các phòng ban có thể làm việc dựa trên cùng một nguồn thông tin thay vì mỗi bộ phận duy trì một bảng dữ liệu riêng.

Phần mềm bán hàng Odoo phù hợp với doanh nghiệp nào?

Odoo Sales phù hợp hơn với doanh nghiệp có quy trình bán hàng tương đối phức tạp hoặc đang gặp vấn đề do dữ liệu bị phân tán.

Ví dụ, một doanh nghiệp thương mại có thể đang vận hành theo cách:

Sales nhận yêu cầu → làm báo giá bằng Excel → gửi khách hàng → chốt đơn → gửi thông tin cho kho qua nhóm chat → kế toán nhập lại dữ liệu để xuất hóa đơn.

Khi số lượng đơn còn ít, cách làm này có thể vẫn đáp ứng được. Nhưng khi số lượng khách hàng và đơn hàng tăng lên, nguy cơ sai giá, thiếu thông tin, quên giao hàng hoặc nhập sai dữ liệu cũng tăng theo.

Khi đó, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Odoo có thể giúp doanh nghiệp chuẩn hóa lại luồng xử lý.

Tuy nhiên, không phải cứ doanh nghiệp bán hàng là nên triển khai Odoo.

Nếu cửa hàng chỉ cần quản lý vài giao dịch đơn giản mỗi ngày, một phần mềm POS chuyên dụng có thể phù hợp hơn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có nhiều sales, nhiều bảng giá, quy trình phê duyệt, kho hàng và công nợ cần đồng bộ thì Odoo sẽ có nhiều lợi thế hơn.

Kinh nghiệm triển khai Odoo Sales để tránh lãng phí

Một trong những vấn đề dễ gặp khi triển khai ERP là doanh nghiệp tập trung quá nhiều vào tính năng nhưng chưa làm rõ quy trình.

Trước khi cấu hình Odoo Sales, nên trả lời một số câu hỏi:

• Khách hàng đến từ những nguồn nào?
• Ai tiếp nhận và phân loại lead?
• Khi nào cơ hội được chuyển thành báo giá?
• Ai có quyền điều chỉnh giá và mức chiết khấu?
• Doanh nghiệp có nhiều bảng giá hay không?
• Đơn hàng có thường giao nhiều lần không?
• Khi nào cần xuất hóa đơn?
• Sales cần theo dõi những chỉ số nào?
• Nhà quản lý cần báo cáo doanh thu theo nhân viên, sản phẩm hay khu vực?

Sau khi xác định được quy trình, doanh nghiệp mới nên quyết định cần cấu hình những tính năng nào.

Cách làm này giúp tránh tình trạng hệ thống được thiết lập quá phức tạp nhưng nhân viên vẫn quay lại Excel hoặc các công cụ bên ngoài để xử lý công việc.

Một nguyên tắc khá thực tế là không nên số hóa một quy trình đang rối mà chưa chuẩn hóa nó trước. Odoo có thể hỗ trợ tự động hóa và kết nối dữ liệu, nhưng hiệu quả cuối cùng vẫn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp thiết kế quy trình và phân quyền sử dụng.

Có nên triển khai Odoo Sales riêng hay kết hợp ERP?

Odoo Sales có thể đáp ứng tốt nhu cầu quản lý báo giá, đơn hàng và quy trình bán hàng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp cần kết nối dữ liệu giữa bán hàng, CRM, kho, kế toán hoặc các bộ phận khác, việc triển khai Odoo theo hướng ERP tổng thể sẽ mang lại nhiều giá trị hơn.

Nếu bạn đang tìm hiểu Odoo nhưng chưa rõ hệ thống này gồm những gì, các module có thể kết nối ra sao và doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu, có thể tham khảo thêm Odoo là gì và Odoo ERP gồm những gì để có cái nhìn tổng quan trước khi lựa chọn giải pháp.

Nếu vẫn còn băn khoăn về phần mềm bán hàng Odoo, cách triển khai Odoo Sales hoặc chưa biết doanh nghiệp của mình nên bắt đầu từ module nào, liên hệ trực tiếp hotline 0899 123 456 để được tư vấn cụ thể theo nhu cầu thực tế.