Chứng từ nào cần nộp cho hải quan khi hàng cần hợp quy?

Khi nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam, ngoài các chứng từ thông thường như hóa đơn thương mại, vận đơn hay tờ khai hải quan, một số loại hàng hóa còn bắt buộc phải thực hiện thủ tục hợp quy theo quy định pháp luật. Điều này nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia và không gây ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng, môi trường hoặc an toàn sử dụng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn bối rối không biết cần chuẩn bị những loại chứng từ nào để nộp cho hải quan trong trường hợp hàng thuộc diện phải hợp quy. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ danh sách các chứng từ cần thiết và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này.

Hàng hóa nào cần chứng nhận hợp quy khi nhập khẩu?

Không phải tất cả hàng hóa nhập khẩu đều phải chứng nhận hợp quy, tuy nhiên, với những mặt hàng có khả năng ảnh hưởng đến an toàn, sức khỏe con người, tài sản và môi trường thì đây là yêu cầu bắt buộc. Cụ thể, hàng hóa nằm trong danh mục do các bộ quản lý chuyên ngành công bố như Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Xây dựng… thường phải thực hiện chứng nhận hợp quy trước khi thông quan. Ví dụ phổ biến gồm: thiết bị điện – điện tử, vật liệu xây dựng, mũ bảo hiểm, máy móc cơ khí, thiết bị y tế, sản phẩm tiêu dùng liên quan đến trẻ em, và nhiều loại hóa chất. Do đó, doanh nghiệp cần đối chiếu với các danh mục hàng hóa quản lý theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia để xác định rõ trách nhiệm chứng nhận hợp quy trước khi nhập khẩu.

Các loại chứng từ cần nộp cho hải quan khi hàng cần hợp quy

Tờ khai hải quan

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)

Phiếu đóng gói (Packing List)

Giấy chứng nhận hợp quy (Certificate of Conformity – CR)

Bản công bố hợp quy

Kết quả thử nghiệm từ phòng thí nghiệm được công nhận

Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm (nếu có yêu cầu)

Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu (trong trường hợp cần đại diện hợp pháp tại Việt Nam)

Khi nào cần nộp chứng từ hợp quy cho hải quan?

Dưới đây là những trường hợp cần nộp chứng từ hợp quy cho hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu:

Khi hàng hóa thuộc danh mục quản lý theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) do các bộ ngành ban hành.

Khi hàng hóa được quy định là phải chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy trước khi thông quan.

Khi mã HS code của hàng hóa nằm trong danh mục yêu cầu kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận hợp quy.

Khi cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ chứng minh sự phù hợp của hàng hóa với quy định hiện hành.

Khi doanh nghiệp đăng ký kiểm tra chất lượng tại cửa khẩu nhập, trong đó có nội dung liên quan đến hợp quy.

Khi lần đầu tiên nhập khẩu một mặt hàng có yêu cầu hợp quy, dù các lô hàng sau đó có thể được miễn nộp lại tùy trường hợp.

Khi có thay đổi về tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc sản phẩm, làm ảnh hưởng đến tính hợp quy đã được công bố trước đó.

Khi hàng hóa được nhập khẩu để tiêu thụ tại thị trường Việt Nam, không áp dụng với hàng nhập về để tái xuất, trưng bày, nghiên cứu.

Một số lưu ý quan trọng khi nộp chứng từ hợp quy

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi nộp chứng từ hợp quy cho cơ quan hải quan mà doanh nghiệp nhập khẩu cần nắm rõ:

Chỉ nộp chứng từ hợp quy khi hàng hóa thuộc diện bắt buộc theo quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành.

Giấy chứng nhận hợp quy và bản công bố hợp quy phải còn hiệu lực tại thời điểm làm thủ tục hải quan.

Trường hợp sử dụng kết quả thử nghiệm để công bố hợp quy, phòng thí nghiệm phải được chỉ định hoặc công nhận hợp pháp.

Cần đảm bảo thông tin trên các chứng từ hợp quy phù hợp và trùng khớp với tờ khai hải quan, invoice, packing list (tên hàng, model, mã HS, số lượng…).

Không sử dụng chứng từ hợp quy của lô hàng khác nếu không cùng điều kiện và tiêu chuẩn đã được chứng nhận.

Nếu hàng hóa chưa có chứng nhận hợp quy, có thể đăng ký theo phương thức kiểm tra nhà nước tại cửa khẩu nhập, tuy nhiên cần cam kết và nộp bổ sung sau.

Doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ hồ sơ hợp quy để giải trình khi bị kiểm tra sau thông quan.

Việc nộp chứng từ hợp quy không đúng quy định có thể dẫn đến bị giữ hàng, xử phạt hành chính hoặc buộc tái xuất.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ hợp quy không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật, mà còn là yếu tố then chốt giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, tránh các rủi ro như chậm trễ, bị giữ hàng hay xử phạt hành chính. Do đó, doanh nghiệp nhập khẩu cần thường xuyên cập nhật các quy định hiện hành, đồng thời phối hợp chặt chẽ với đơn vị chứng nhận và tư vấn xuất nhập khẩu để đảm bảo việc tuân thủ đúng và đủ các thủ tục liên quan đến chứng nhận hợp quy.