Doanh nghiệp sản xuất cần chuẩn bị gì khi chứng nhận hợp quy?

Tại sao cần chứng nhận hợp quy? 

• Chứng nhận hợp quy là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật đối với nhiều loại sản phẩm và hàng hóa

• Giúp doanh nghiệp được phép lưu thông, phân phối hoặc nhập khẩu sản phẩm trên thị trường

• Đảm bảo sản phẩm đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn an toàn cho người sử dụng

• Góp phần bảo vệ sức khỏe cộng đồng và môi trường trong quá trình sử dụng sản phẩm

• Tạo dựng niềm tin với khách hàng, đối tác và các cơ quan quản lý

• Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường nội địa và quốc tế

• Là điều kiện cần để tham gia đấu thầu, cung cấp hàng hóa cho các dự án lớn hoặc xuất khẩu

• Giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm tốt hơn và cải tiến quy trình sản xuất

• Giảm thiểu rủi ro pháp lý, tránh bị xử phạt, thu hồi hàng hóa hoặc bị cấm lưu thông

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi chứng nhận hợp quy?

• Xác định sản phẩm có thuộc diện bắt buộc chứng nhận hợp quy hay không
  Doanh nghiệp cần tra cứu các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) do Bộ quản lý ngành ban hành để xác định sản phẩm của mình có thuộc danh mục bắt buộc chứng nhận hợp quy không. Việc xác định đúng giúp tránh sai sót và xử lý đúng quy trình pháp lý.

• Lựa chọn hình thức chứng nhận phù hợp
  Tùy theo sản phẩm và quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức: thử nghiệm mẫu điển hình, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, hoặc giám sát quá trình sản xuất. Điều này thường được tư vấn bởi tổ chức chứng nhận.

• Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật đầy đủ của sản phẩm
  Hồ sơ kỹ thuật bao gồm tài liệu mô tả sản phẩm, bản vẽ kỹ thuật, quy trình sản xuất, tài liệu hướng dẫn sử dụng, danh mục vật liệu cấu thành, tiêu chuẩn cơ sở (nếu có)… Các tài liệu này là cơ sở để đánh giá sự phù hợp với quy chuẩn.

• Thực hiện thử nghiệm mẫu tại phòng thí nghiệm được chỉ định
  Doanh nghiệp cần gửi mẫu sản phẩm tới các phòng thử nghiệm có năng lực hoặc đã được Bộ ngành chỉ định để kiểm tra các chỉ tiêu kỹ thuật theo quy định. Kết quả thử nghiệm là bằng chứng quan trọng trong hồ sơ chứng nhận.

• Lựa chọn tổ chức chứng nhận hợp quy được công nhận
  Chỉ các tổ chức chứng nhận được Bộ quản lý chuyên ngành chỉ định mới có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận hợp quy. Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị uy tín để được hướng dẫn chi tiết và tránh mất thời gian.

• Rà soát và hoàn thiện quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng
  Trước khi đánh giá, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ hệ thống sản xuất, kho bãi, quy trình kiểm tra chất lượng nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu của đánh giá viên trong quá trình giám sát.

• Lập và nộp hồ sơ chứng nhận đầy đủ theo hướng dẫn
  Hồ sơ chứng nhận hợp quy thường bao gồm: đơn đăng ký chứng nhận, kết quả thử nghiệm, hồ sơ kỹ thuật, tài liệu pháp lý của doanh nghiệp (giấy phép kinh doanh, mã số thuế…), cùng các tài liệu liên quan đến quy trình sản xuất.

• Sẵn sàng cho việc giám sát sau chứng nhận (nếu có)
  Sau khi được cấp giấy chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp cần chuẩn bị cho việc giám sát định kỳ hằng năm nhằm duy trì hiệu lực của chứng nhận. Việc này thường bao gồm đánh giá lại mẫu hoặc kiểm tra quá trình sản xuất.

Lưu ý để quá trình chứng nhận hợp quy diễn ra thuận lợi 

• Xác định rõ sản phẩm thuộc quy chuẩn kỹ thuật quốc gia nào để tránh sai phạm trong quá trình đăng ký chứng nhận

• Chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm trước khi gửi đi thử nghiệm hoặc đánh giá

• Lựa chọn phòng thử nghiệm và tổ chức chứng nhận có thẩm quyền, được chỉ định bởi cơ quan nhà nước có liên quan

• Đảm bảo mẫu thử nghiệm được lấy đúng quy trình, đại diện cho lô sản phẩm thực tế, không bị hư hỏng hoặc sai lệch

• Chủ động liên hệ với tổ chức chứng nhận để được tư vấn cụ thể về quy trình, biểu mẫu và các yêu cầu chi tiết

• Kiểm tra và rà soát lại toàn bộ quy trình sản xuất, quản lý chất lượng trước khi đánh giá để hạn chế lỗi phát sinh

• Phân công nhân sự có chuyên môn phối hợp trong suốt quá trình đánh giá và cung cấp thông tin khi cần

• Theo dõi chặt chẽ tiến độ thử nghiệm và xử lý kịp thời nếu có yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa từ tổ chức chứng nhận

• Lưu giữ và quản lý tốt các tài liệu liên quan đến chứng nhận để phục vụ cho việc giám sát định kỳ về sau

• Đảm bảo tính trung thực và minh bạch trong toàn bộ hồ sơ và quy trình chứng nhận để tránh bị đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận